Projektmenedzsment

Projektmenedzsment üzletágunk IT fejlesztési projektek teljes körű koordinálását és szervezését nyújtja ügyfeleinek a vállalt feltételek betartásától kezdődően a költségek finanszírozásán és pontos elszámolásán át a lebonyolításig. A pályázatokon elnyert projektek zömét saját projektmenedzsment csapatunk koordinálja és viszi végig.

Projektmenedzsment szolgáltatásunk az Ön által – informatikai fejlesztéshez – elnyert pályázati támogatás tényleges rendelkezésre bocsátását segíti elő. A támogatási összeghez való hozzáféréshez ugyanis nem elegendő a pályázati kiíráson történő sikeres szereplés, ez csak az egyik szükséges, bár a legfontosabb feltétele annak.

A szolgáltatás a következőket tartalmazza:

• Támogatási szerződés megkötésének szakértői támogatása,
• A projekt eljárásrend szerinti projektmenedzsment feladatok ellátása,
• Kifizetési kérelmek, projekt-előrehaladási (PEJ) és zárójelentés (ZPEJ) elkészítése,
• A projektekhez kapcsolódó kommunikációs tevékenység ellátása,
• Éves monitoring-jelentések elkészítése,
• Garanciaszervezet biztosítása, amennyiben a támogatáshoz biztosíték nyújtása szükséges.

A díjazás projektmérettől függően általában 5%, de mindig az aktuális projekt jellege és mérete határozza meg a végleges költséget, amelyre minden esetben egyedi megállapodást kötünk.

 

A projektmenedzsment folyamata

A GKF Consulting projektmenedzsment csapata a tervezési időszakban kiválasztja a megfelelő közelítési módot (tradicionális, agile, iterációs, növekményes vagy fázisos), majd ennek alapján készül el az Ön projektmenedzsment terve, amely meghatározza az összes későbbi folyamatot. Számba vesszük a szakmai kompetenciákat, erőforrásokat, megtervezzük a kommunikáció formáját a projektben részt vevő felekkel (ügyfél, a forrást elosztó közreműködő szerv, beszállítók, alvállalkozók), amit a későbbiekben mi is bonyolítunk majd le. A projektmenedzsment hozza a rendszerbe a pályázati tényezőt és szemléletet, hiszen rengeteg szabálynak, előírásnak és követelménynek kell egyszerre megfelelni, amelynek teljesítésére egy átlagos magyar vállalkozó vagy önkormányzat nincs felkészülve.

Amikor Ön nyert az adott pályázaton, kap egy értesítést, majd aláírja a támogatási szerződést, így lehetősége lesz előleg lehívására a projektösszegből, hogy elkezdhessük az érdemi munkát.
A végrehajtási folyamatok során koordináljuk a projekttevékenységek folyamatait, összehangoljuk a merőben eltérő működésekkel bíró résztvevők tevékenységét, amivel komoly összegeket takaríthatunk meg Önnek. Ellenőrizzük a minőségbiztosítást, értékeljük és fejlesztjük a projektcsapatot, kezeljük az összes projekttel kapcsolatos információt és kiválasztjuk a legjobb beszállítókat.

A követési és felügyeleti folyamatok során nyomon követjük a tervek és a megvalósulás közötti esetleges különbségeket (ilyenek mindig vannak), majd ezeket az információkezelés és az integrált változáskezelés keretében folyamatosan kommunikáljuk a közreműködő szerv felé (módosítások, változás bejelentés) a projekt előrehaladási jelentésekkel (PEJ) együtt, a törvényes előírások betartása érdekében. Ezek mellett a projektösszegből való időszakos lehívásokat is lebonyolítjuk. Sokrétű tevékenységünk támogatja az ütemezés, a költség és kockázat kontroll, a projekttermékek ellenőrzése, a jelentések készítése és a szerződésadminisztráció.

Amikor az Ön projektje megvalósult, elindul a projektzárási szakasz, amit szintén mi koordinálunk: le kell zárni az adminisztratív és pénzügyi folyamatokat (függő kifizetések rendezése), archiválni kell a szükséges dokumentációt, el kell számolni a projekt során használt – nem saját – eszközökkel, el kell készíteni a záró projekt előrehaladási jelentést (ZPEJ), az utolsó tételt lehívni a projektösszegből és végül pótolni a hiányzó dokumentumokat a közreműködő szerv felé.

Maga a hivatalos projektfolyamat azonban még itt sem ér véget, hiszen a törvény előír projektfenntartási időszakot, amely a projekt méretétől és jellegétől függően 1-3 év szokott lenni. Ebben az időszakban is kezeljük az Ön projektjét, vagyis megküldjük a hatóság által kért jelentéseket, és minden egyéb szükséges információt közvetítünk. A projekt végül a fenntartási időszak zárójelentésével fejeződik be hivatalosan is (a pályázat megnyerésétől számítva általában 4-5 évvel). Ezután a projekttel kapcsolatos teljes dokumentációt archiváljuk, így Önnek a későbbiekben sem kell (akár több nyertes és sikeresen megvalósított pályázat után sem) papírhalmokat tárolnia.

Projektmenedzsment csapatunk folyamatos kiértékelések és fejlesztések révén igyekszik a lehető legmagasabb szintű szolgáltatást nyújtani az Ön vállalkozásának is. Célunk, hogy a tradicionális hármas korlát (idő, költség, hatókör) és az egyéb korlátozó tényezők (minőség, ügyfél elégedettség, kockázat) kereteit figyelembe véve – lehetőleg minden kockázattal előre számolva – az Ön projektjét sikeresen megvalósítsuk.

 

Tovább a Pályázatíráshoz…

Vissza a Tanácsadáshoz…